Po uzyskaniu decyzji zezwalającej na unieszkodliwienie bądź recykling odpadów w kraju przeznaczenia, zgłaszający wystawia datę wysyłki i po wypełnieniu pozostałych rubryk listu przewozowego wysyła jago kopię do zainteresowanych władz w krajach, przez które dokonywana będzie przesyłka. Powinno to nastąpić maksymalnie na trzy dni robocze przed rozpoczęciem transportu. Oczywiście każdemu transportowi odpadów musi towarzyszyć kopia, a czasem nawet oryginał (w przypadku żądania właściwych władz) listu przewozowego. List ten jest wypełniany i podpisany przez wszystkie przedsiębiorstwa zaangażowane w przesyłkę (zatrzymują one jego kopię), a w ciągu trzech dni roboczych od momentu odbioru i lub unieszkodliwieniu odpadów powinien zostać odesłany przez odbiorcę do zgłaszającego i zainteresowanych władz. Dodatkowo odbiorca odpadów jest zobowiązany do przesłania w ciągu 180 dni świadectwa potwierdzającego ich usunięcie lub unieszkodliwienie w sposób zgodny z przepisami ochrony środowiska.

Rozporządzenie Rady Europy nr 259/93 z 01/02/93 r. w sprawie nadzoru i kontroli przesyłania odpadów w obrębie Wspólnoty oraz poza jej obszar zakazuje wywozu odpadów poza Unię Europejską. Wyjątkiem są kraje EFTA będące stronami Konwencji Bazylejskiej, ale nawet wtedy wywóz może być zakazany, gdy np. nie ma pisemnej zgody na przewóz danych odpadów, bądź istnieje przypuszczenie, że odpady nie będą zagospodarowane w sposób prawidłowy i zgodny z zasadami ochrony środowiska. Przesyłki poza obszar Unii Europejskiej należy zgłaszać do właściwego organu w formie listu przewozowego z kopiami dla pozostałych władz w krajach tranzytowych i odbiorcy. Właściwy organ w państwie przeznaczenia wysyła do zgłaszającego w ciągu trzech dni roboczych potwierdzenia otrzymania zgłoszenia, a w ciągu 70 po jego wysłaniu podejmuje decyzje o wydaniu odmowie zezwolenia na transport.

Warte podkreślenia jest, że wszystkie transgraniczne przesyłki odpadów podlegają postanowieniu o gwarancji finansowej lub ubezpieczeniu pokrywającym koszt przesyłania oraz unieszkodliwiania lub odzysku. W momencie przedstawienia świadectwa unieszkodliwienia lub odzysku odpadów w kraju przeznaczenia, gwarancje takie zostają zwrócone.